Passet är packat och biljetten bokad, men reser du med receptbelagda läkemedel, IVF journaler eller adoptionsbeslut vill många länder se mer än bara legitimation. Tull och hälsomyndigheter kräver läkarintyg, apoteksbevis eller domstolsbeslut som är bestyrkta av en svensk notarius publicus och ofta prydda med apostillestämpeln, det internationella beviset på äkthet. 

Sedan 2005 är stämpeln exklusiv för svenska notarie­kontor, inte Utrikesdepartementet, och om pappren är i ordning tar själva proceduren bara några minuter. Här får du en steg-för-steg-guide till varför intygen behövs, vilka dokument som ska stämplas och hur Natrius Publicus hjälper dig hela vägen.

Varför kräver länder apostillerade intyg?

Ett läkarintyg känns kanske självklart i Sverige, men passkontrollen i Dubai eller Melbourne kan inte ringa vårdcentralen i Göteborg för att dubbelkolla en signatur. Därför har över 120 länder skrivit under Haagkonventionen och godkänner den lilla ovala apostillestämpeln som gemensamt äkthetsbevis. 

Saknas stämpeln läggs intyget direkt i ”pending” högen för manuell kontroll, ett limbo som kan kosta både tid och lageravgifter. Reser du dessutom med narkotikaklassade sömnmedel blir kraven ännu tuffare: originalintyg, ingen kopia, och legalisering via apostille eller ambassad, annars stannar medicinen på fel sida gränsen.

Vilka dokument omfattas?

Tullverket listar intyg för läkemedel, vaccinations­bevis, adoption­sutlåtanden och försäkrings­brev som typiska handlingar som behöver legalisering vid in eller utförsel. Samma krav gäller för beslut från svenska domstolar, exempelvis när en IVF klinik i Grekland vill se ett lagakraftvunnet samtycke innan embryotransfer. 

För adoption är listan ännu längre: födelse­bevis, hemlands­utredning och domstols­beslut ska alla bära apostille innan de passerar migrations­myndigheten i barnets hemland. Notarie­kontor redovisar dessutom att försäkrings­intyg ofta saknar tydliga namn­underskrifter från läkare eller jurist och därför måste kompletteras innan stämplingen kan ske.

Så går bestyrkandet till

På notarie­kontoret visar du legitimation och lämnar original­handlingarna. Notarien kontrollerar att signaturen är äkta och att den undertecknande har behörighet, exempelvis licens som läkare eller myndighets­anställd. Därefter läggs apostillestämpeln på handlingen eller en fastsatt ­bilaga. 

Stämpeln innehåller datum, plats, ett unikt nummer och notarien tecknar sin titel i klartext. Proceduren tar omkring tio minuter om dokumentet uppfyller formkraven, annars får du möjlighet att komplettera med en auktoriserad översättning eller en tydligare namn­signatur.

Steg för steg innan avresan

Grundjobbet görs redan hos läkaren, be om ett intyg där namn och titel syns tydligt och där stämpeln är knivskarps, kladdiga bläckmärken är den vanligaste orsaken till avslag. Har du narkotikaklassade mediciner behövs dessutom apotekets Schengen­blankett, varje preparat måste ha sitt eget blad med farmaceutens signatur. När allt är på plats bokar du tid hos notarien eller använder en digital kurirtjänst, du legitimerar dig med Bank-ID, postar originalet och får det stämplade dokumentet tillbaka inom ett dygn. Dubbelkolla alltid reglerna i destinationslandet, inom EU räcker ibland ett flerspråkigt standard­formulär, så du slipper apostille helt.

Fallgropar som försenar resan

Det vanligaste felet är att personer tar med sig kopior som saknar signatur i original, apostillen gäller endast originalets bläcksignatur eller en notarie­styrkt kopia. Ett annat misstag är att låta dokumentet ligga för länge. 

Många länder kräver att intyget är utfärdat högst tre månader före inresa. Missa inte heller att vaccinations­bevis och rese-försäkringar kan behöva apostille om de ska visas upp för universitet eller arbetsgivare utanför EU. Genom att samla alla intyg i en plastficka, stämplade och klara veckan före avfärd, slipper du brådska på flygplatsen.

Hemresan med sinnesro

När passkontrollanten ser apostillestämpeln skannar han dokumentet, noterar numret och vinkar dig vidare. Du har då undvikit stor del av den oro som drabbar resenärer vars medicin tas i beslag eller vars IVF-papper fastnar i byråkratin kring översatta handlingar. 

Samma ordning gäller på hemvägen, behåll originalen i handbagaget och låt kopior ligga bland resedagböcker och souvenirer. Ett enda ark papper kan vara det som avgör om resan startar med lugn puls eller panik­telefonsamtal.